Cash & carry, przedstawiciel czy zamówienie z telefonu? Jak naprawdę zaopatruje się dziś polska gastronomia

Prowadzenie własnego lokalu gastronomicznego to sztuka łączenia wielu obowiązków naraz. Zanim pierwszy gość dostanie do stolika swoje zamówienie, w tle musi wydarzyć się cała masa rzeczy. Jeszcze do niedawna poranki wielu właścicieli restauracji wyglądały bardzo podobnie: pobudka świtem, odpalenie auta dostawczego i wyjazd do lokalnej hurtowni typu cash & carry. Trzeba było odstać swoje w kolejce do kasy i mieć nadzieję, że w magazynie nie zabrakło akurat tego sera czy oleju, który w weekend sprzedawał się najlepiej.

Dziś ten obrazek powoli się zmienia. Oczywiście, wyjazdy po towar to nadal codzienność, ale coraz więcej szefów kuchni i menedżerów woli po prostu usiąść z telefonem lub tabletem i załatwić zakupy kilkoma kliknięciami. Rynek się rozwija, przybywa nowych lokali, a wraz z nimi rośnie potrzeba ułatwiania sobie życia. Zobaczmy, jak to zaopatrzenie wygląda obecnie w praktyce i z jakich dróg najczęściej korzystają polscy restauratorzy.

Trzy różne podejścia do robienia zakupów

Jeśli zapytasz właścicieli kilku różnych lokali o to, skąd biorą towar, prawdopodobnie usłyszysz o trzech głównych metodach. Często firmy łączą je ze sobą, szukając złotego środka.

• Tradycyjne hurtownie cash & carry: To model, który wymaga najwięcej czasu i siły fizycznej. Jedziesz na miejsce, ładujesz wózek, płacisz i sam musisz to wszystko przywieźć oraz wnieść do lokalu. Plusem jest to, że widzisz produkt na żywo – możesz dotknąć warzyw czy ocenić jakość mięsa. Minusem jest jednak to, że tracisz paliwo i cenne godziny, a przy okazji często wrzucasz do wózka rzeczy, których wcale nie planowałeś kupić.
• Wizyty przedstawiciela handlowego: To opcja oparta na rozmowie. Przedstawiciel pojawia się w lokalu fizycznie albo dzwoni raz w tygodniu, żeby spisać zamówienie. Zaletą jest możliwość dogadania lepszych cen czy rabatów. Problemem bywa jednak to, że musisz dostosować się do grafiku innej osoby. Zdarza się też, że handlowiec namówi cię na promocję, przez którą kupujesz za dużo towaru zalegającego potem w magazynie.
• Aplikacje i platformy B2B: Całkowicie cyfrowe podejście. Logujesz się do swojego panelu w dowolnej chwili, wyklikujesz to, co jest potrzebne, a dostawca przywozi towar prosto pod drzwi kuchni. To obecnie najszybciej rosnący kanał zakupowy w gastronomii.

Co daje przejście na zamówienia internetowe?

Największa korzyść z zamawiania towaru przez sieć to odzyskanie czasu. Kiedy opierasz się na wizytach w hurtowni, twój dzień jest podyktowany przez godziny jej otwarcia. Nowoczesna platforma dla gastronomii pozwala ci odwrócić te zasady. Zamówienie możesz złożyć o 23:00 po ciężkim piątkowym serwisie, albo w niedzielę rano do porannej kawy. Nikogo nie musisz gonić, nikt cię nie pogania.

Kolejna, bardzo praktyczna sprawa to aktywna historia twoich zakupów. Kiedy dyktujesz komuś listę przez telefon, zawsze istnieje ryzyko, że zapomnisz o ręcznikach papierowych, albo że ktoś po drugiej stronie źle usłyszy i przyśle mąkę o złym typie. Zamawiając online, system pamięta, co kupujesz najczęściej. Nie musisz budować całej listy od nowa; po prostu otwierasz stary, sprawdzony koszyk, zmieniasz kilka ilości i gotowe. Cały proces skraca się z godziny do kilku minut.

Nie zapominajmy o cenach. W gastronomii, gdzie prąd i koszty pracownicze mocno poszły w górę, trzeba pilnować każdego grosza. Widząc aktualną cenę produktu przed jego dodaniem do koszyka, dokładnie wiesz, na czym stoisz. Nie ma niespodzianek przy rozpakowywaniu faktury, co bardzo ułatwia planowanie wydatków.

Miejsce na osobiste wyjazdy nadal istnieje

Mimo ogromnej wygody aplikacji, tradycyjne wyjazdy po towar szybko nie znikną. Trudno wyobrazić sobie kupowanie świeżych ryb, owoców morza czy najwyższej klasy steków wyłącznie przez klikanie w obrazki. W przypadku towarów wrażliwych i bardzo drogich, oko i dotyk doświadczonego kucharza to podstawa. Ponadto, kiedy w sobotni wieczór nagle skończą ci się cytryny czy awokado, szybki wyjazd do najbliższego dyskontu to jedyne koło ratunkowe.

Dlatego właśnie najbardziej sensownym i najczęściej spotykanym modelem jest podejście hybrydowe. Właściciele wrzucają w system internetowy wszystkie rzeczy suche i powtarzalne: mrożone frytki, napoje, puszki z pomidorami, kartony na pizzę czy środki czystości. To duże, ciężkie dostawy, które hurtownia przywozi na paletach. Z kolei świeże warzywa czy mięso pozostają domeną osobistych zakupów u sprawdzonych, lokalnych rolników czy rzeźników.

Mniej stresu w biurze i w papierach

Rozmawiając o zaopatrzeniu, rzadko wspomina się o pracy, która dzieje się na zapleczu, czyli o księgowości. A to właśnie tam często panuje największy chaos. Zmięte paragony z hurtowni wyciągane z kieszeni, faktury dosyłane mailem z opóźnieniem i gubiące się dokumenty WZ to biurowa codzienność.

Przeniesienie dużych zakupów do platformy B2B niesamowicie ułatwia ten proces. Każde złożone zamówienie zostawia po sobie cyfrowy ślad i generuje gotową fakturę w jednym, konkretnym miejscu. To ułatwia pracę menedżera, upraszcza rozliczenia z biurem rachunkowym i daje przejrzysty podgląd na to, ile pieniędzy faktycznie „przejadła” kuchnia w danym tygodniu. Dla kogoś, kto prowadzi dwa lub trzy lokale jednocześnie, taki porządek w dokumentach to po prostu gwarancja spokojnego snu.

FAQ – Ważne pytania o logistykę

Czy kupowanie towaru przez platformy internetowe wychodzi taniej?

Często tak, ponieważ zyskujesz dostęp do cen hurtowych bez ukrytych opłat. Dodatkowo oszczędzasz na paliwie, czasie dojazdu i nie robisz niepotrzebnych, impulsywnych zakupów na miejscu w hurtowni.

Ile czasu zajmuje wdrożenie zamówień online w restauracji?

Wystarczy dosłownie kilka dni. Najwięcej czasu zajmuje pierwsze ułożenie stałej listy produktów i koszyków, po czym każde kolejne zaopatrzenie to kwestia zaledwie kilkunastu minut na telefonie.

Czy w systemie online widać, czego brakuje na magazynie?

Tak, i to ogromna zaleta takich platform. Przed dodaniem do koszyka od razu widzisz dostępność produktu. Pozwala to uniknąć niemiłych niespodzianek, gdy dostawca przyjeżdża z połową zamówienia.

Czy bardzo małe lokale również korzystają z takich systemów B2B?

Zdecydowanie tak. W małych biznesach, gdzie szef kuchni jest często też właścicielem, każda zaoszczędzona godzina jest na wagę złota, dlatego wygoda dostawy pod same drzwi ma ogromne znaczenie.

W jaki sposób ułatwia to rozliczenia z moim biurem rachunkowym?

Każde zamówienie generuje automatyczną e-fakturę przypisaną do twojego konta. Nie musisz już szukać papierowych paragonów po kieszeniach; po prostu pobierasz wszystko zbiorczo pod koniec miesiąca.

Przydatne źródła

1. Główny Urząd Statystyczny – Raporty dotyczące rynku HoReCa i liczby otwieranych placówek w 2024 roku.
2. Magazyn Horecanet.pl – „Jak polska gastronomia radzi sobie z inflacją i kosztami logistyki”.
3. Artykuł analityczny Xemi.pl – „Zalety systemów B2B i cyfryzacji w handlu hurtowym”.
4. Poradnik Attomy.io – „Jak mądrze wdrażać zamówienia internetowe w małych firmach i restauracjach”.
5. Baza wiedzy Webixa.pl – „Integracja platform zakupowych z systemami księgowymi w sektorze HoReCa”.